地方志书编纂流程，主要有规划方案、篇目设置、资料收集、志稿撰写、审定修改、校对出版等环节。从编纂学意义上讲，志书编纂应始终围绕志书结构体系这个核心来进行。志书结构体系化、科学化和编纂系统化、著述化，从根本上体现着志书的学术质量和专业水平。新编社会主义地方志采用横排竖列的结构和横排竖写的方法，具有较强的科学性和适用性。

　　一、志书的科学体系
　　地方志书的本质属性，是从不同方面揭示地方事物的普遍联系和变化发展的本质，每部志书都呈现着编纂者对客观事物联系普遍性、多样性共同特征的认知结果，每部志书都应有一个完整的结构体系。志书的结构体系包括外在结构和内在体系。志书的外在结构作为直观载体，内在体系体现思想逻辑和内容真实；外在结构和内在体系互为表里，融为一体。志书的科学体系主要包括志书思想体系、志书结构体系、志书内容体系等。
　　（一）志书思想体系。思想体系构成志书的灵魂。任何一部志书都是在一定的思想理论指导下，为了一定的目的而编纂的。《地方志书质量规定》要求“以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和‘三个代表’重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法。”“记述社会主义时期的内容，应体现社会主义时代精神风貌；全面反映发展中国特色社会主义的历程和成绩，正确反映历史发展中的曲折和问题。”规定志书不得含有反对宪法确定的基本原则、危害国家统一、泄露国家秘密、违反党和国家法规政策等内容。编纂志书的指导思想贯穿于修志的全过程，体现在志书的各个门类设置及全部内容之中，最终形成完整科学的志书思想体系。坚持正确的指导思想是志书编纂的首要问题，追求志书完整科学的思想体系，是修志的根本目标和任务。
　　修志中，一方面以正确的指导思想为“灵魂”，从整体上、全局上把握方向；一方面在各个方面和各个环节，具体地体现思想观念，突出政治特色、时代特色、文化特色、地方特色等，把握价值取向。新编社会主义地方志为党和人民立言，客观、科学地记载反映历史，服务现实，存史资政教化，无论在修志的哪个方面、哪个环节，都渗透着编者的立场、观点和方法。志书也是史书。尽管志书强调“述而不论”、“述而不作”，但其记述性的语言中始终都离不开判断，离不开鲜明的倾向性思想观点。进入总纂审稿阶段和评稿定稿阶段，指导思想犹如一把尺子，更是须臾不能离开。
　　（二）志书的结构体系。志书体例是志书的外在结构形式。志书结构的功能，就是按照科学性、体系化的要求，把各项内容安排到一定的位置，使全书成为排列有序、布局合理的有机整体。适应内容需要，按照一定原则、规范，总体设计志书格式框架，形成一部志书的确定体例。一部志书的结构体系，就是它的体例体式。
　　地方志书体例是表现志书内容的特有形式。地方志书有许多不同特色的体例，如纪传体、编年体、六部体、史书体、文学体、纪事本末体、三宝体、三才体、三书体、政书体、章节体、条目体等等。从大的方面看，当代新志志书所包括的述、记、志、传、图、表、录、索引等体裁，构成了志书的体例。一般讲，上述体裁中的“志体”是志书的基本体例。志书的志体，是按门类进行编写的体例。志体是志书的主要载体，以文字叙述为主，也可以采用志书的其他体裁，以便生动活泼，更加准确完整地反映地情，方便受众使用。
　　志书的篇目设置或框架设计，是志书体例结构表现形式。志书篇目，除了排布或显示述、记、志、传、图、表、录等体裁的结构位置外，主要是以志为主体设置篇目，形成志书的主体门类（事类）结构。新志的结构体系，借鉴整合历代方志体例优长，对志书体例进行创造和发展，其篇目的设置形式，除个别编年体志书外，主要有大编体、中编体、小编体和中小编体；从志书层次和内容的组成形式上划分，主要有章节体、条目体和章节条目体等。所谓大编体、中编体、小编体，都是按照志书所记述反映事物的性质和特点，兼顾现实的社会分工和管理体制，分别设置志书门类（部类），再根据“事以类从，类为一志”的原则结构志书的几种具体形式。章节体是对所记述的事物分类以后，使用篇章形式设置篇目的一种编纂体例。其将记述对象分别列目，而后按类合并为节，节合并为章，章合并为篇，篇合并为卷，形成既相对独立又相互有机联系的结构体系。条目体是对所记述的事物分类以后，使用条目形式设置篇目的类目、分类目和条目的一种编纂体例。其以人、事、物为目，按一人、一事、一物独立记述其历史与现状。
　　（三）志书的内容体系。内容体系构成志书的内在联系。方志反映鲜活生动、完整真实的客观存在，一部志书通过合适体例，真实记述历史事实，客观反映本地历史与现状，容纳丰富的认知成果，揭示自然、社会的内在联系和发展规律，给人们提供经验借鉴和德行教化，是一个综合的自然社会文化知识体系。志书内容体系的概念，一方面体现志书内容的宏观整体性，一方面反映志书内容的内在联系性。地方志书门类与门类（或部类与部类）结为一体，符合整体性的要求；门类与门类（或部类与部类）之间相互独立，符合特殊性的要求；门类内部内容普遍联系，符合客观性的要求。用这样有机一体的结构体系，展现地方事物之间联系与发展所形成的知识体系，就是志书的内容体系。
　　科学体系问题是《新编地方志工作暂行规定》提出来的。《规定》要求“新方志应该系统地记载地方自然和社会的历史与现状”。胡乔木强调：“地方志应该提供一种有系统的资料。这种有系统有组织的资料应是一个有机的整体”。李铁映发展了关于地方志科学体系的论述。他说：“使修志工作真正上升为一个科学体系，把修志真正当成一门学问和学术来做”。使修志工作成为一个科学体系，实质是使地方志成为科学体系，使地方志理论成为科学体系。从有系统、有组织到科学体系，是地方志理论工作者、地方志编纂者的重大贡献，是对地方志书内容体系的规范和深化。
　　地方志书要有什么样的科学体系，应该从地情实际出发，在科学理论指导下实现整体性与部类性的统一。科学体系应该是整体性和部类性的统一。部类之间应该是科学紧密联系的整体和系统的逻辑关系。各个部类体系应该组成有机整体，这样的地方志体系才是科学的。志书的科学体系应该从两个方面来保证：一是通过部类体系之间的联系去构建全书的科学体系；一是将整部志书分解成部类体系，找出联系点去确定地方志部类体系，使全书形成整体。
　　新编地方志，主张从现代化社会分工和科学分类的实际出发构建科学体系，兼顾社会分工和事物性质两个分类标准。有人认为可以根据国家统计局最新公布的国民经济行业分类法、质量技术监督部门规定的行业分类法，并结合社会实际分工和本行政区域特点等构建志书分类体系。也有人认为可以按照修志实践中形成的规范模式来确定志书的结构体系。上述三种观点都有可取之处，但志书真实反映生动、纷繁的客观现实和百科历史，还是应根据所反映对象的不同，依据记述内容的需要确定其结构体系。追求志书结构体系科学性的目标是不变的，具体的方法形式则是灵活多样的。

　　二、横排竖列的形式结构
　　志书的结构方式，是指志书形式构成的方式，即志书各组成部分的编排方式。横排竖列，是按照志书的体例和结构体系要求，以类为单位构建志书形式框架的基本方式。《地方志书质量规定》提出要“坚持志体。横排门类，纵述史实，述而不论”，“篇目设置符合‘事以类聚’、‘类为一志’的基本要求”。志书采取横排竖列的方式组织类目结构，分门别类，以类聚事、以类设目、以类为志，部类与部类横排，分类与分类横排，种类与种类横排；部类与分类竖列，分类与种类竖列，种类与条目竖列，构架志书的形式结构。
　　（一）志书部类划分。部类是志书结构的基本单元。部类是范围较大的类，也称门类，有分门别类的意思。部类的概念包含部类、分类、种类等许多层次。部类统属分类，分类是将部类事物分解后产生的类别。分类统属种类，种类是根据分类事物不同性质或特点而划分的类别。结构志书首先要对记述的事物进行分类。类目，是整部志书记述事物分类的主体。以类目为主体，类目的上一级大类是部类，下一级小类为种类，下下一级为目类。这样将志书记述事物分类为四个层次或更多的层级。
　　第一次层次分类，依据《地方志工作条例》将地方事物分成自然、政治、经济、文化和社会五个部类。自然部类以记述地理环境为主，政治部类以记述本行政区域内的政治体制和政治活动为主，经济部类以记述经济活动为主，文化部类以记载科教文卫等社会活动为主，社会部类以记载社会组织和社会行为为主。首轮修志，把军事也列为一个部类。第二层次、第三层次的分类，是对其上位层次的再分类。例如上述第一次层次的自然、政治、经济、文化和社会五个部类，即可按照其包含的内容事项分成第二个层次的类目，以此类推即可分出第三、第四乃至更多层次级别的类目。相对于综合类志书来说，专志第一层次的部类结构比较专一，仍以第二层级的类目为主体，抓住事物的具体特性和特征进行各层次分类。部门志部类比较简单，主要是按照部门的职能分工进行分类。地方综合年鉴同地方综合志书大体相同，但其条目的分类却灵活得多。
　　志书记述特殊事物，应依据其特点进行分类。例如，二轮志书记述体制改革，可以划分为经济体制改革、政治体制改革、社会保障体制改革和社会事业体制改革等；记述社会主义精神文明建设，可以划分为文明创建共建活动和文明教育工作，然后再将这两类分解成若干条目细项。特殊性事物也可以按照人们的普遍认识或本地的具体情况进行分类。对富有地方特色、时代特色的重要事物，可以采用“升格”处理的办法单独分类。
　　志书科学体系对部类划分的要求是科学、合理、逻辑性强。志书正确反映地方事物的发展规律和内在联系，其分类、结构服从服务于内容，部类划分及志书结构应该多样化。古代大编法编目设计者大致有七分法、四分法两大主流。在七大部类、四大部类之下，各分类繁简、归属不同，又各具体系。《汉书艺文志》采用七分法，设辑略、六艺略、诸子略、诗赋略、兵书略、术数略、方技略。晋代《中经新簿》采用四分法，设甲部、乙部、丙部、丁部。《隋志》采用四分法，设经部、史部、子部、集部。南宋《七志》将图书分为经籍志、诸子志、文翰志、军事志、阴阳志、术艺志、图谱志，另附道志、佛志。明代《三才图说》按天文、地理、人物、时令、宫室、器用、身体、衣服、人事、仪制、珍宝、文史、鸟兽、草木划分部类。清代四部、七志、十四门分类法更趋完善，还增加了新文体。四部各有总序，部类之下的分类也有分序，形成完整体系。民国（1915年）《辞源》按甲、乙、丙、丁、戊编排。中华人民共和国重新整理《辞源》，分成5册，按地支排列，划分子集、丑集、寅集、卯集、辰集、巳集、午集、未集、申集、酉集、戌集、亥集，集下按画编排，也是一种体系。地方志在发展中吸收过许多部类、分类划分知识，部类划分合理，分类归属得当，类类横排、类类相属，体系逐渐科学化。
　　在志书编纂分类中出现较多的问题是，对事物认识不清，定性把握不准；分类不符合要求，缺漏要项；同一类事物以不同标准分类，交叉重复；既以部类划分，又按时期分类；整体或局部结构不平衡，或平铺直叙没有特色等等。分解划分部类既要强调规范和模式，更应尊重客观和规律，认知事物事理及其内在规律，从人文哲学社会科学的高度定位构建志书体系。
　　（二）横排竖列结构。按照确定的志书体例、志书分类、志书体系方案，将部类与部类组合成结构，结构组成体系，体系统帅全书结构，部类统领地方事物，形成横排竖列的形式结构。部类与部类并列，组成结构的第一层次；分类与分类并列，组成结构的第二层次；种类与种类并列，组成结构的第三层次，这是地方志书体系结构的横排形式。部类统辖分类、分类统辖种类、种类统辖条目，这是地方志书体系结构的竖列形式。
　　部类作为第一层次体现结构体系的作用，一是以统属关系为顺序安排层次。部类统属分类，分类统属种类，种类统属目类，第一个层次、第二个层次、第三个层次、第四个层次竖列，形成地方志书从大到小的体系结构。二是以平行并列形式安排层次。第一个层次的部类与部类横排、第二个层次的分类与分类横排、第三个层次的种类与种类横排，构成具有逻辑性相互联系的体系结构。三是横排为纬、竖列为经，经纬结合体现结构。部类、分类、种类为经线，部类与部类、分类与分类、种类与种类为纬线，形成志书体系结构。
　　部类与部类、分类与分类、种类与种类之间紧密相连；部类与分类、种类之间层层相属，层次分明，顺序清晰，是志书横排竖列结构特征。在这方面，章节体志书最具代表性。其用篇（卷）、章、节、目分别标示部类、分类、种类、目类，用数字序号分别标记横排竖列的类别次序，清晰明了，简捷实用。志书结构如同一个立体方阵，博大精妙，包罗万象。
　　（三）横排竖列的内在关系。志书横排竖列的形式结构应该严谨、自然、完整、统一，符合形式逻辑的层级结构关系，符合志书科学体系的要求。
　　志书横排竖列结构的内在关系体现在四个方面。一是部类的排列关系。从横的角度认识，可以分成物质类、意识类、静止类、运动类或自然类、人类、社会类等不同类别形式。从纵的角度认识，部类由分类、种类组成由大到小的序列。二是部类的逻辑关系。各个部类既是独立的又是联系的，独立的部类内涵和外延没有交叉，联系的部类之间具有逻辑关系。三是部类的制约关系。部类的独立性制约其他部类的独立性，也就是说自然类只能是自然类、人类只能是人类、社会类只能是社会类，不能归入其他类，部类单一性制约另类进入。四是部类的和谐关系。部类一经形成，便成为地方志科学体系的组成部分，增加减少都要做到和谐相处。各个部类在科学性和地方性制约下独立反映属于自己的事物。各个部类适当分工，和谐相处，左右照应，力避重叠。各个部类内部繁简得当，由大到小，具有结构合理、层次分明、杂而不越的特点。
　　志书横排竖列的形式是多变的，但是其内在的逻辑关系是不变的。志书的部类由分类、种类组成，有的明分，有的暗分。政书体按自然、社会暗分部类，社会又暗分成经济基础、上层建筑，暗分部类一般设编。旧三宝体按地、人、事明分部类，部类设编；新三宝体按自然、人类、社会或地域、人物、活动暗分部类，部类设编；板块体按环境与条件、经济、政治、文化明分部类，部类设卷。部类可以是一编，也可以是若干编。地方志部类随着时代进步越来越细，越来越追求科学化、现代化，并衍生出大编法、中编法、小编法。立足整体，注重联系是大编法划分部类的基本方法。破除部门和行业界限，将同一性质的事物合理综合归并，使之符合现代社会分工和科学分类是中编法划分部类的基本方法。保持志书篇目相对稳定，根据时代特色、地方特色的新情况、新问题制定篇目是小编法划分部类的基本方法。虽然大编法、中编法、小编法体例有所不同，但是大编法、中编法、小编法的一级目之间却存在着联系和发展关系。大编法二级目是中编法一级目，大编法三级目是小编法一级目；中编法二级目是小编法一级目。如果采用中编法时，只要把大编法的一级目去掉，中编法的一级目就形成了。依此类推，去掉中编法的一级目，小编法的一级目就形成了。认识横排竖写的结构规律后，就可以主动创建地方志结构体系。

　　三、横排竖写的编写方法
　　修志要深入分析国情、地情，制订修志总体规划；拟订和不断调整志书的结构框架及篇目，使其既符合方志传统又具有时代性、科学性；深入搜集历史和现实资料，详细加以鉴定，辨别真伪，作出判断，严格选用真实有用的入志；按照方志体例和篇目要求，撰写志稿。志书一般可分为三个部分，正文以志为主，卷首由图、序、凡例、概述、专志、人物、大事记等组成，卷末为《附录》《编后记》。卷末、卷首的编写方法比较明确，正文一般采用横排竖写的编写方法。
　　（一）志体的概念。志体，指志书的基本体式，可以分为三种形态。一是志书包括述、记、志、传、图、表、录等体裁，是志的书体形态。二是志书正文即为志，是志的体例形态。三是志书的最小记述类目的编纂体例才是志体，是志的文体形态。志书部类分类的最小一级类目是志书的记述主体，其他层次的类目是志书的“骨架”。所谓志书的横排竖写特征，有人以为是对全志而言的。其实，“横排竖列”是对志书结构而言的，“横排竖写”是对作为志书记述主体的最小类目而言的。在章节体、条目体志书的结构中，一般将“目”、“条目”或者“节”作为最小的分类单位。就是说，“目”、“条目”或者“节”才是志书的记述主体，其撰写方法应是志的基本文体。
　　（二）狭义志体的基本范畴。狭义志体的基本范畴，包括形式结构和撰写方法。志书的最小记述类目单位，不只包含“竖写”的体式，还包含着“横排”的体式。例如说，章节体志书如果以“目”为最小的分类单位，并不是结构“横排”到“目”就开始“竖写”了，而是依然要对“目”的内容进行分类“横排”，然后依类进行“竖写”。编纂志书的根基建立在目的结构得当合理及内容的翔实深刻之上，“目”的编写更应体现“编纂”的要义，既重视内容撰写，又重视结构形式。
　　（三）志书文体的撰写方法。志书采用横排门类、纵贯时间的叙事方式，是其文体的基本特征。对于“目”的编写也要求事以类分、横向编排、竖向排列，竖向记述，横不缺要项，纵不断演变。同时志体还具有“不越界而书”、“述而不作”、“叙而不议”、“秉笔直书”等基本特点。
　　“目”（或子目、孙目）作为志书最小结构分类，是志书的基本结构单位。志书的每一个“目”也应有一个完整的体系，每一个“目”的编纂质量都体现和保证着整体志书的质量。志书“目”从最基本、最细微、最实在、最有活力处记述反映事物基本面貌和历史演变，体现事物的本真及规律；在文字表述上，坚持让资料说话，用资料表述观点，寓褒贬于记事之中；在地位作用上，“目”能独立存在，也能溶于篇章，体现事物的特殊性，支持事物及全志的完整性，“目”的编纂应最显功力。
　　“目”的编写，在结构上，应注意体现记述内容的主次和轻重结构，体现合理的领属关系，体现事物发展的内在逻辑和其与外在事物的相关联系。在内容上，应注意记述事物发展的概况，反映事物的发展、变化，抓住事物的特点和规律，如实反映事物的本质特征，抓住事物的启承转合的关键节点，体现事物重要的价值点。在方法上，把握文体的基本要素，点面结合记述事物，注意深度和特色。在“竖写”上，顺时记述、突出主线，横陈现状、展现全貌，选取典型、深化记述，找准切入点、避免重复。“目”下一般不作“概述”，也不像新闻稿件一样先有导语，再进行总述，然后进行分述。
　　志书采用现代汉语语体文、记述体。这是修志的文体工具，体现秉笔直书的求实精神。志书是“资料性文献”，更是编者对历史的总结和对事物的认知。在人类历史上传之久远的不是一个个“真实事实”，而是蕴含于著述“真实事实”之中的真理和思想。所以，志书更应强调著述性、科学性，以求反映历史和现实的本真，具有较强的启迪教化及传世作用。